Как правильно использовать факсимильную подпись >
Калужская область г. Обнинск,
    ул. Карла Маркса, д.62 офис 3

ooocsb@mail.ru
+7 (484) 399-72-39
+7 (962) 178-88-63
+7 (960) 521-96-77
WhatsApp
09:00 до 18:00 пн-пт
Бухгалтерские услуги
Центр содействия
бизнесу

Как правильно использовать факсимильную подпись

30.08.2019    


Факсимиле – это воспроизведение графического оригинала подписи, рисунка, чертежа или чего-либо, что можно изобразить на бумаге, переданное с высокой точностью. Как правило, это штамп, используемый в компании вместо собственноручной подписи должностного лица.
Точного определения факсимиле в действующем законодательстве нет, но статья 160 гражданского кодекса РФ допускает использовать факсимильное воспроизведение подписи при совершении сделок, поэтому при наличии такой договоренности между сторонами подписывать договор и приложения к нему факсимильной подписью можно.


Существуют документы, подписывать которые при помощи факсимиле нельзя.


Давайте их рассмотрим:


1) Оформляемые в нотариальном порядке документы подписывают только лично в присутствии нотариуса;

2) Использование аналогов собственноручной подписи не допускается в векселях и платежных документах (чеках, платежках, карточках с образцами подписей и т.д.), оформленных на бумажном носителе, и приравнивается к отсутствию этого обязательного реквизита.

3) Бухгалтерская отчетность и налоговые декларации должны быть подписаны собственноручно руководителем. Позиция относительно неправомерности использования факсимиле на бухгалтерской и налоговой отчетности отражена в письмах контролирующих органов и подтверждена судебной практикой.

     При этом с 1 января 2020 года бухотчетность будет считаться подписанной электронной подписью при отправке по ТКС, дополнительно подписывать ее на бумаге не придется. Если же организация сдает бухгалтерскую отчетность в контролирующие органы на бумажном носителе, подписывать ее, как и раньше, нужно будет лично;

4)  Первичные документы. По общему правилу, установленному Законом о бухгалтерском учете и госстандартами по оформлению документации, «подпись» подразумевает собственноручное подписание. Факсимиле в первичных документах может быть расценено как нарушение требований по оформлению факта хозяйственной жизни. Учитывая, что первичные документы нередко помимо подтверждения факта хоз. жизни еще и подтверждают расходы для целей налогообложения, лучше на них проставлять оригинальные подписи.

      Ряд экспертов с момента вступления в силу нового закона о бухучете считают допустимым подписывать первичку факсимиле, однако на практике подписанные факсимиле первичные учетные документы могут быть признаны правомочными только с точки зрения гражданского права, а не налогового, и не исключено, что легитимность подписанных таким способом документов придется доказывать в суде; 

5) Использование факсимиле на счете-фактуре делает его недействительным, т.е. принимать НДС к вычету по такому документу нельзя. Такую однозначную позицию проверяющие органы обуславливают тем, что счет-фактура является документом налогового законодательства, не носит гражданско-правовой характер, следовательно, и гражданско-правовые договоренности на правила его оформления не распространяются;

6) Силу имеет только доверенность, выданная от имени компании и подписанная лично руководителем, в силу п. 4 ст. 185.1 ГК РФ. Т.е. доверять иному лицу право подписания документов и представления интересов компании через факсимильную подпись неправомерно, что подтверждается в том числе судебной практикой;

7) Не предусмотрено использование факсимиле при заключении трудовых договоров и кадровых приказов, т.е. кадровые документы тоже имеют силу при собственноручном подписании. Исключение – прием на работу дистанционных сотрудников;

8) Трудовые книжки подписываются только лично работодателем или уполномоченным на их подписание лицом;

9) Отчет о проведении специальной оценки условий труда подписывается лично руководителем и членами комиссии в соответствии с требованиями Приказа Минтруда N 33н. То же самое касается документации, связанной с охраной труда на предприятии, соблюдением техники безопасности и пожарной безопасности, ведения связанных с ними журналов учета;
Как видим, документов, которым факсимиле не придает юридической силы, довольно много.


Рассмотрим документы, для которых использование факсимиле применимо.


1) Сделки юридических лиц друг с другом и с физическими лицами можно подписывать при помощи факсимиле при наличии соответствующей договоренности между сторонами.
Не запрещено подписывать факсимиле даже договоры в сфере госзакупок: если стороны договорились о таком способе подписания, он не противоречит Федеральным законам от 18.07.2011 N 223-ФЗ и от 05.04.2013 N 44-ФЗ;

2) Счета на оплату, подписанные механической копией оригинальной подписи, признаются офертой, а после оплаты покупателем считается, что последний согласился с условиями, по счету, включая возможность дальнейшего применения факсимильной подписи в договорных отношениях;

3) Акты сверки расчетов могут быть подписаны факсимильным оттиском, что подтверждается судебной практикой (Определение ВС РФ от 03.03.2015 N 305-ЭС14-6803). Сверка расчетов направлена на подтверждение наличия или отсутствия задолженности и сделкой сама по себе не является, поэтому и наличие в условиях договора сноски на возможность применения факсимиле в этом случае не обязательно.



Условия применения факсимиле


Факсимиле, как правило, выдается уполномоченному лицу и условно такую выдачу можно приравнять к доверенности на подписание документов.


Факсимильное воспроизведение влечет за собой права, обязанности и ответственность, поэтому факсимиле необходимо надлежащим образом хранить. Условиями хранения должны исключать злоупотребления и несанкционированное использование оттиска.


Порядок использования факсимиле в договорных отношениях законодательно на настоящий момент не урегулирован, поэтому наша бухгалтерская фирма своим клиентам рекомендует заключать договоры таким способом только по соглашению с контрагентом. При отсутствии в договоре формулировки о возможности использования факсимиле он может быть признан незаключенным.


Ошибочно полагать, что любые первичные учетные документы, подписанные при помощи факсимиле, можно признать недействительными. Если спор возникает не с налоговым органом, а, например, с покупателем по приемке выполненных работ или подтверждению получения товаров, судьи вероятнее всего будут исходить из того, исполнена ли сделка сторонами договора фактически и была ли согласована сторонами возможность применения факсимиле вместо «живой» подписи. На товарных накладных и актах дополнительно удостоверяет прием стороной сделки товаров, работ или услуг печать стороны договора.


 Если на акте сдачи-приемки стоит факсимильный оттиск вместо подписи и со стороны заказчика не предъявлено мотивированных возражений, подрядчик имеет основания считать работы принятыми. Другой вопрос, что у него могут возникнуть проблемы с отражением факта хозяйственной жизни в бухгалтерском учете.


В последние годы все большее распространение приобретает электронный документооборот. Гражданский кодекс (п.2 ст. 160) устанавливает, что электронная подпись равно как и факсимильное воспроизведение подписи при помощи механического или иного копирования, выступает аналогом собственноручной подписи. На настоящий момент первичные документы в электронном виде можно подписать любой электронной подписью, предусмотренной Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".


Так нужна ли Вам факсимиле


Наша компания не призывает всех наших существующих клиентов, для которых мы ведем налоговый и бухгалтерский учет, и потенциальных, которым мы рады предложить бухгалтерское обслуживание в г. Обнинске, Москве, Калужской и Московской областях, а также и в других регионах страны, переходить на факсимиле. Порой проще и надежнее просто оформить доверенность на то лицо, которое сможет заменить подписанта.


При этом, когда учет ведет удаленный бухгалтер, передача ему факсимиле может существенно сэкономить время руководителя. Также, если Ваша деятельность связана, например, с выставлением большого количества счетов, или Ваши покупатели предпочитают договоры, заключенные от имени руководителя, а не доверенного лица, передача бухгалтерскому работнику или отделу продаж штампа с факсимиле вполне оправдана.

Возврат к списку

> />